Privacy Policy

INFORMATIVA PRIVACY

Redatta ai sensi degli Artt. da 13 a 15 del Regolamento U.E. 2016/679 (G.D.P.R.)

Qualora dovesse, a vario titolo, fornirci i Suoi dati personali, in applicazione del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, desideriamo comunicarLe una serie di informazioni che La possono aiutare a comprendere le modalità con le quali i Suoi dati verranno trattati e quali sono i diritti che potrà esercitare rispetto ad ogni trattamento.

Introduzione e definizioni generali

Oggetto della tutela offerta da ogni normativa sulla privacy è il “trattamento di dati personali”.

Prima di addentrarci in questa informativa occorre definire cosa significhi “trattare dati personali” e per farlo ci pare che la cosa migliore sia quella di riferirsi in modo immediato al Regolamento UE 2016/679 che, all’Art. 4 n.2) lo definisce come l’attivitá della raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione di dati che fanno riferimento a persone fisiche identificate o identificabili.

In quanto persona fisica alla quale si riferiscono i dati trattati(potremmo dire “proprietario” dei dati personali di riferimento), il Regolamento UE 2016/679 La definisce con il termine “interessato” e Le riserva una serie di diritti e prerogative a Suo favore.

Primo di questi diritti è senza dubbio quello di essere informato, in maniera chiara e trasparente, in merito alle finalitá e le modalitá con cui verranno gestiti (per dirlo con la terminologia giuridica corretta “trattati”) i dati personali che, a vario titolo, fornirá direttamente o tramite il presente sito internet all’Istituto.

A tale obbligo di informazione si ottempera sottoponendo agli interessati documenti come questo che sta leggendo, integrato caso per caso, da altre informative piú specifiche.

Per quanto attiene ai trattamenti svolti da parte di un Istituto Scolastico, noterá il frequente ricorso alla definizione degli stessi come “istituzionali”. Nell’ambito dell’Ordinamento Giuridico italiano infatti la scuola è considerata un soggetto dotato di capacità giuridica pubblica, che persegue finalità di interesse generale, opera in regime di diritto amministrativo ed esercita potestà pubbliche, in sintesi è annoverata nell’ambito di quella che viene definita “Pubblica Amministrazione” ai sensi dell’art. 1 c. 2 del D.Lgs. 165/2001 e s.m.i.. In quanto tale la principale finalità “istituzionale” deve essere individuata nell’attività didattica volta a garantire il diritto allo studio, l’orientamento in ingresso ed in itinere, l’attività curriculare, il tutorato, i programmi di mobilità internazionale etc.

Per quale finalità saranno trattati i miei dati personali?

L’Istituto Scolastico esegue diversi trattamenti di dati personali, in particolare riferibili a:

1 – Alunni/Studenti;

2 – Genitori/Tutori degli alunni/Studenti minori;

3 – Personale dipendente;

4 – Membri degli organi collegiali dell’Istituto;

5 – Soggetti esterni con i quali intercorrono rapporti di fornitura di beni e/o servizi, collaborazione inter-istituzionale e in regime di convenzione o            accordo di rete; tali trattamenti si svolgono esclusivamente al fine di adempiere agli obblighi connessi alla instaurazione ed al mantenimento  dei rapporti suddetti per le diverse finalità previste dalle normative vigenti per il funzionamento delle scuole ed ispirandosi ai seguenti principi generali:

a) necessità: tutti i trattamenti e le tecnologie impiegate sono organizzati in modo da ridurre al minimo l’utilizzazione dei dati personali e identificativi e, tutte le volte che è possibile, viene fatto ricorso a dati anonimi o modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità;

b) finalità: i dati e i relativi trattamenti sono acquisiti ed effettuati esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola;

c) liceità; tutti i trattamenti eseguiti avvengono con modalità previste da leggi e regolamenti;

d) correttezza e lealtà; il principio di correttezza e lealtà riguarda la garanzia sia della fedeltà dei dati che l’integrità delle modalità di raccolta, archiviazione e trasmissione;

e) sicurezza e protezione; i trattamenti sono ispirati all’esigenza che ai dati personali abbia accesso esclusivamente personale espressamente incaricato;

Senza pretesa di esaustivitá (i dettagli saranno contenuti nelle informative specifiche che verranno di volta in volta fornite), i trattamenti svolti dall’Istituto ai sensi dell’art. 6 lettera e) del Regolamento UE sono:

1 – iscrizione e frequenza degli allievi;

2 – gestione della carriera di personale ed allievi;

3 – utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica per tutti i fini;

4 – fruizione di contributi, agevolazioni e servizi connessi ai rapporti intercorrenti con l’Istituto;

5 – rilevazioni per la valutazione della didattica;

6 – applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro (D.Lgs. 81/2008);

7 – gestione dell’offerta formativa e dell’assegnazione degli incarichi;

8 – gestione della struttura organizzativa, dell’anagrafica del personale e registrazione degli eventi di carriera (trattamento giuridico del personale);

9 – gestione delle pratiche assicurative e previdenziali;

10- trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio, trattamenti assistenziali.

Per ciascuno dei suddetti trattamenti genericamente definiti, viene concessa informativa specifica agli interessati.

Quali garanzie ho che i miei dati siano trattati nel rispetto dei miei diritti e delle mie libertà personali?

Il trattamento avverrà nell’ambito degli uffici di segreteria, nelle aule didattiche e nei locali a ciò deputati in modalità sia manuale che informatica, a cura del titolare, dei responsabili e degli incaricati del trattamento dei dati, che sono formalmente individuati e formati.

A garanzia della riservatezza dei dati sono applicate misure adeguate di sicurezza organizzative ed informatiche di cui viene data evidenza all’interno del “Documento delle misure a tutela dei dati delle persone” elaborato da questa Istituzione scolastica con riferimento esplicito alle regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (Ag.I.D.).

Non verrà eseguito su di essi alcun processo decisionale automatizzato (profilazione).

I miei dati entreranno nella disponibilità di altri soggetti?

I Dati personali in questione potranno essere trasmessi a terzi esterni all’Istituto quali altre Amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale (ASL, Comuni, Cittá metropolitane, Ufficio Scolastico Regionale, Ambiti Territoriali, organi di Polizia Giudiziaria e Tributaria, Autoritá giudiziaria,Organismi di vigilanza, società di assicurazione, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità sopra indicate), oltre che ai professionisti e fornitori di cui il nostro Istituto si avvale quali RSPP, DPO, medico competente, compagnie di assicurazione, agenzie di viaggio e banche.
I dati gestiti in modalità informatica potranno essere visti dai tecnici incaricati della loro custodia in occasione delle attività di controllo e manutenzione della rete e delle apparecchiature informatiche, gli stessi potranno essere depositati “in cloud” presso server esterni riferibili ai fornitori di servizi quali la “segreteria digitale”, il “registro elettronico”, le “Google suite” ed altri servizi simili.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi responsabili del trattamento.

I destinatari ai quali verranno comunicati i dati, saranno definiti in fase di raccolta dei dati stessi al fine di redigere le informative specifiche che verranno ulteriormente trasmesse agli interessati.

Gli stessi non verranno trasferiti a destinatari residenti in paesi terzi rispetto all’Unione Europea né ad organizzazioni internazionali.

Per quanto tempo terrete i miei dati?

I dati saranno conservati presso l’Istituto per tutto il tempo in cui la prestazione sarà attiva ed in seguito, in caso di licenziamento, trasferimento o pensionamento, verrà trattenuto il fascicolo per il periodo di conservazione obbligatorio previsto dalla normativa vigente.

I tempi di conservazione dei dati (senza differenza alcuna tra cartacei e digitali) sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche individuabile nella Legge 59/1997 (Art. 21), D.P.R. 275/1999, D.P.R. 445/2000, D.Lgs. 42/2004 e Legge 137/2002 (Art. 10).

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione illimitata o per 50 anni: contrattazione, verbali di riunioni, registri delle deliberazioni, protocolli, registri dei contratti, dati relativi a procedimenti disciplinari e giurisdizionali, contratti di prestazione d’opera e di assunzione, fascicoli individuali del personale e degli allievi, ordini di servizio, orari di servizio e registro assenze, registri degli stipendi ed altri assegni, liquidazione consulenze, accertamenti sanitari riferiti a malattie professionali ed infortuni, attestati di aggiornamento del personale, registri di iscrizione/immatricolazione degli allievi, registri generali dei voti e delle valutazioni, dati relativi a borse di studio, elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche per gli esami di Stato, pagelle e dati di scrutinio;

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 6 anni (con obbligo comunque di conservazione di 1 esemplare a campione): elezione e convocazione organi collegiali, richieste di certificati ed autorizzazioni rispetto all’uso dei locali, elenchi buoni libro e cedole librarie, elenchi servizio mensa, elenchi servizio di trasporto degli allievi, domande di ferie e permessi, copie certificati di servizio, certificati di nascita e vaccinazione e documenti vaccinali in genere, registri delle assenze degli allievi.

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 1 anno: elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli allievi ad esclusione di quelli prodotti per l’esame di Stato (con obbligo comunque di conservazione di 1 annata a campione ogni 10 anni), richieste di accesso e di copie di atti.

Tutta la documentazione di natura contabile-amministrativa è soggetta ad obbligo di conservazione decennale.

Quali sono i miei diritti?

L’interessato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento (Artt. 16-21 Regolamento UE 2016/679):

– L’accesso ai propri dati, la loro rettifica o cancellazione;

– La limitazione e di opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano;

– La portabilità dei dati;

L’interessato ha inoltre diritto a proporre reclamo all’Autorità di controllo dello Stato di residenza, nonché a revocare il consenso al trattamento ai sensi dell’Art. 6 del G.D.P.R.

I diritti sopra esposti possono essere esercitati mediante invio di una specifica richiesta al Titolare del trattamento oppure al Responsabile della Protezione dei Dati (R.P.D./D.P.O.).

Cosa accade se non conferisco i miei dati?

Il conferimento dei dati è obbligatorio, l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento o mantenimento del rapporto.

Chi è il Titolare del trattamento?

L’Istituto Scolastico nella persona del Dirigente Scolastico pro tempore

Responsabile della protezione dei dati
(R.P.D./D.P.O.)

ing. Antonio Vargiu

Vargiu Scuola s.r.l.

Tel. 070271560 – 070271526 – 070284300

commerciale@vargiuscuola.it

Informativa rispetto alla Piattaforma G-Suite for Education per la conduzione delle attività scolastiche

Gentili genitori, studenti e docenti
Il nostro istituto ha attivato i servizi della piattaforma G Suite for Education per fornire supporto, attraverso le tecnologie di rete, all’attività didattica e alla circolazione di informazioni all’interno dell’amministrazione. Con la presente vi forniamo informazioni in merito al trattamento dei vostri dati personali che verranno effettuati nella piattaforma, ulteriori a quelle già fornite con le informative privacy generali (https://icscomoalbate.edu.it/privacy-policy/).

A tali informative rimandiamo per tutte le altre informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali da parte della scuola, sulle modalità di esercizio dei tuoi diritti sanciti dal GDPR e sulle modalità dettagliate di contatto del titolare e del Responsabile Protezione Dati (RPD).
La “Suite” è costituita da un insieme di applicazioni fra cui, le più usate, la posta elettronica, documenti condivisi (Google Drive), Calendario e Google Classroom (classi virtuali). Le funzionalità sono molto simili a quelle di un account Gmail di tipo privato, ma con una grande differenza: nella G-Suite for Education la proprietà dei dati rimane in capo all’utente (il nostro istituto), con maggiori garanzie in tema di protezione dei dati e della privacy (i dati non sono proprietà di Google). La piattaforma G Suite for Education non include annunci promozionali e non utilizza i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari. Ha inoltre un valore fortemente inclusivo, consentendo agli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.

In accordo con le linee guida del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), l’Istituto ha creato un dominio “icscomoalbate.edu.it” associato alla piattaforma G Suite for Education. Tutti gli studenti riceveranno un account personale gratuito con nome utente e password per accedere alle applicazioni della G-Suite, usufruendone fino al termine del proprio percorso scolastico all’interno dell’Istituto.
Il nome utente assegnato sarà del tipo nome.cognome@icscomoalbate.edu.it (Nel caso di due o più nomi si considererà solo il primo, mentre se sono presenti lettere accentate o apostrofo, si scriverà il nome con le corrispondenti lettere prive di accento, senza apostrofo e/o spazi).

L’account è strettamente personale, pertanto la password dovrà essere accuratamente conservata e mai ceduta a terzi. Qualora fosse smarrita è possibile contattare gli amministratori della piattaforma all’indirizzo amministratori.gsuite@icscomoalbate.edu.it.
Si prega di non usare l’account per fini personali (ad esempio per accedere a Facebook, ai social, ad applicazioni estranee alla scuola), anche perché esso sarà eliminato quando lo studente finirà il proprio percorso in Istituto, con la conseguente perdita di tutti i dati associati.
I dati sono di proprietà esclusiva dell’Istituto (e non di Google) e il docente amministratore del servizio potrà gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia a seconda dei ruoli e delle funzioni.
Anche i docenti hanno un indirizzo dello stesso dominio (nome.cognome@icscomoalbate.edu.it). Si ricorda infine che gli amministratori hanno facoltà di controllare che gli utenti utilizzino correttamente il proprio account. In caso di attività anomale, l’account potrà essere bloccato o revocato in ogni momento.
Secondo le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.Lgs 196/2003 modificato dal D.lgs 101/2018 il trattamento dei dati personali nell’uso della G suite sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti. I dati personali verranno trattati dal personale della scuola per la finalità di gestione dell’attività didattica-formativa e di valutazione; Gli strumenti telematici attivati potranno essere utilizzati anche per lo svolgimento di attività lavorativa amministrativa nella forma di lavoro agile. Si specifica che il conferimento dei dati richiesti ed il conseguente trattamento sono obbligatori perché necessari al perseguimento delle finalità istituzionali proprie della nostra amministrazione ed in presenza di specifiche disposizioni di legge che autorizzano li trattamento: l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione.

I Servizi principali di G Suite for Education ci sono forniti ai sensi del Contratto relativo a G Suite for Education (online) consultabile all’ indirizzo https://www.google.com/apps/intl/it/terms/education_terms.html) in cui:
Cliente: è l’istituto scolastico che ha attivato la G-Suite
Utente finale: sono i docenti e gli alunni che utilizzano la la G-Suite La scuola ha provveduto ad accettare l’emendamento ai termini generali del contratto (DPA 2.1 o versione successiva) in modo da garantire il rispetto del Regolamento UE. In base a tale emendamento Google è stato individuato formalmente come Responsabile per i trattamenti operati sulla piattaforma (Art.4 – Comma 1 – Numero 8 – GDPR ).

Cosa è google for education

G Suite for Education consiste in una serie di strumenti per aumentare la produttività didattica forniti da Google, tra cui Gmail, Calendar, Documenti Google, Classroom e altri ancora, che sono utilizzati da decine di milioni di studenti in tutto il mondo. Gli studenti utilizzeranno i loro account G Suite per eseguire i compiti, comunicare con i loro insegnanti e apprendere le competenze di cittadinanza digitale del XXI secolo. I docenti utilizzeranno i loro account G Suite per svolgere la propria funzione formativa ed educativa anche in modalità remota.
La presente informativa risponde alle domande più comuni su come la scuola, tramite i servizi forniti da Google in qualità di responsabile del trattamento dei dati appositamente nominato dalla scuola, può o non può utilizzare le informazioni personali degli studenti e dei docenti.
Vi invitiamo a leggere con attenzione questo documento, comunicarci se avete altre domande ed eventualmente contattarci per ulteriori chiarimenti.

Utilizzo degli account google for education

La scuola mette a disposizione di ogni studente e docente un account G Suite for Education, separato e indipendente dal loro eventuale account google personale, tramite il quale studenti e docenti possono accedere e utilizzare i seguenti “Servizi principali” offerti da Google e descritti all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/user_features.html:
● Gmail (incluso Inbox by Gmail)
● Calendar
● Classroom
● Contatti
● Drive
● Documenti
● Moduli
● Gruppi
● Keep
● Fogli
● Sites
● Presentazioni
● Talk/Hangouts/meet
● Vault

Nell’Informativa sulla privacy di G Suite for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie per conto della scuola e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account G Suite for Education. È possibile consultare l’informativa online all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html. Pur consigliando di leggere il suddetto documento nella sua interezza, forniamo di seguito le risposte ad alcune delle domandi più comuni.

Quali informazioni personali raccoglie la scuola tramite G suite for education?

Quando crea un account utente (docente o alunno), la scuola può fornire a Google determinate informazioni, tra cui, ad esempio, il nome, un indirizzo email e la password. Google può inoltre raccogliere informazioni personali direttamente dall’utente, ad esempio il numero di telefono per il recupero dell’account o una foto del profilo aggiunta all’account G Suite for Education.
Quando un utente utilizza i servizi di Google, quest’ultima raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:
informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono; informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente; informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori; numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione; infine cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

In che modo Google utilizza queste informazioni per conto della scuola?

Nei Servizi principali di G Suite for Education, Google utilizza le informazioni personali degli utenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali. Nei servizi principali di G Suite for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting

Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Per gli utenti di G Suite Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account G Suite for Education) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account G Suite for Education.

I nostri alunni, per la loro sicurezza, hanno inoltre particolari blocchi delle funzioni, tra cui:
 non possono avviare videochiamate con Google Meet
 non possono ricevere né inviare email né messaggi istantanei a indirizzi esterni al dominio della scuola

Gli utenti possono condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account G Suite for Education?

Possiamo consentire agli utenti di accedere a servizi Google come Documenti Google e Google Sites, che includono funzioni in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google. Ricordiamo tuttavia che è proibito agli utenti l’utilizzo dell’account G Suite Education per fini personali (ad esempio per accedere ai social e condividere informazioni al di fuori dell’attività didattica ed istituzionale). In caso di un utilizzo errato da parte degli studenti, la scuola potrà intervenire per rimuovere la fonte di condivisione, ma tenete presente che essa non avrà alcun controllo su una duplicazione e divulgazione degli stessi al di fuori della piattaforma G suite. Qualora ravvisiate un utilizzo scorretto della piattaforma, perciò, vi invitiamo a contattare la scuola immediatamente affinché essa possa prendere le misure necessarie a limitare e contenere il problema.

L’utilizzo della G suite può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti?

Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
● Dietro consenso del genitore, del tutore o dell’alunno (se maggiore di 14 anni). Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano G Suite for Education, se ha il consenso dei genitori (per i minori). Questo avviene, ad esempio, qualora si volesse interfacciare l’account G suite dell’alunno con delle applicazioni esterne.
● Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di G Suite for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

Quali sono le scelte a cui ho diritto come utente?

Puoi ottenere qualsiasi informazione relativa all’account G Suite for Education che ti riguarda rivolgendoti al seguente indirizzo mail amministratori.gsuite@icscomoalbate.edu.it. Se desideri interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati tuo (se docente) o di tuo figlio (se genitore) puoi richiederci di utilizzare i comandi del servizio disponibili per limitare l’accesso a determinate funzioni o servizi oppure eliminare completamente l’account, qualora questo sia compatibile con l’offerta formativa della scuola e non
impedisca il perseguimento delle finalità istituizionali dell’istituto. Gli utenti possono anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account G Suite for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Se hai domande su come utilizziamo gli account G Suite for Education di Google o su quali scelte hai a disposizione, rivolgiti all’indirizzo mail amministratori.gsuite@icscomoalbate.edu.it. Per ulteriori informazioni su come Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali per fornirci i servizi, ti invitiamo a leggere G Suite for Education Privacy Center (indirizzo https://www.google.com/edu/trust/).